- Aprender a Combinar correspondencia en Word 2010
- Conocer la funcionalidad de la función combinar en Word
Combinar correspondencia
La herramienta de combinación de correspondencia, además de ayudarnos a crear una carta de combinación, puede ayudarnos a crear etiquetas o viñetas para enviar la correspondencia previamente creada, ó cualquier tipo de paquete por medios postales. En esta lección veremos como podemos generar viñetas o etiquetas, siempre combinadas con una lista de destinatarios.
Ejemplo:
Pasos
- Haz clic en “Iniciar combinación de correspondencia” (en la pestaña Correspondencia de la barra de herramientas), y elige la última opción, “Paso a paso por el Asistente”. Sigue los seis pasos en el panel que se abre a tu derecha para completar el proceso de combinar correspondencia.
- Elige un tipo de documento. Después de elegir la opción Carta, deberás elegir el documento inicial. Éste contendrá campos que son iguales para todas las cartas (como remitente, asunto, institución de procedencia). Si ya escribiste esos campos en el documento actual, elige utilizarlo, que es la primera opción. Si prefieres cargar una plantilla prediseñada o algún otro documento que tienes guardado, también están esas dos opciones disponibles.
- Selecciona a los destinatarios. Puedes elegir entre utilizar una lista existente, seleccionar una lista de tus contactos de Outlook, o escribir una lista nueva si aún no tienes esta información en ningún otro sitio.
- Aparecerá un cuadro de diálogo con todos los contactos de la lista, y una casilla a la izquierda que puedes marcar o desmarcar para decidir si los incluirás en la combinación de correspondencia.
- Añade campos de contenido para tu carta. Piensa en que cada “campo” puede ser una frase o un bloque de información que será única para cada destinatario. Por ejemplo, puede ser el domicilio de la persona a la que escribes. Puedes dar clic en “Más elementos...” para añadir campos personalizados. Esto te permitirá añadir cualquier número de información específica que necesite insertarse sobre tu documento inicial
- Ve a la vista previa de las cartas y finaliza la combinación de correspondencia. La vista previa te permitirá recorrer visualmente todas las cartas distintas generadas, y comprobar que no se te escapara algo. También puedes buscar un destinatario específico, editar sus datos o suprimirlo definitivamente de la lista. Después de comprobar que todos los datos son correctos, da clic en “Siguiente” para generar la versión final de las cartas. Puedes seleccionar todo o parte del nuevo documento de correspondencia para imprimir las cartas, guardarlas o transferirlas a otra ubicación.
Recursos
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